Fujitsu ScanSnap iX500

Im #GeekTalk Podcast in der Kategorie der Sonderfolgen haben wir uns im letzten Jahr über das Papierlose Büro unterhalten. Damals ging es vor allem um den ScanSnap iX500 von Fujitsu deshalb habe ich mir diesen in den letzten Monaten auch etwas genauer angeschaut.

Beschreibung

Nach den Vorschusslorbeeren meines Mit-Podcastern Toby war ich natürlich doppelt so gespannt auf den kleinen Dokumenten-Scanner.
Für die wenigen welche unsere Sonderfolgen zum Fujitsu ScanSnap iX500 noch nicht angehört haben, hier findet ihr die einzelnen Folgen. Genauer gesagt den ersten Teil und zweiten Teil sowie den dritten Teil in dem der Bernd, bekannt vom Rosenblut Blog seine Tipps wiedergeben hat.

Fujitsu ScanSnap iX500

Technik verändert die Welt, zuerst der Computer, später die mobile Version davon, gefolgt vom mobilen Telefon und seit dem iPhone auch das Smartphone in der grossen Masse.
Die moderne Welt könnte nicht mehr sein ohne selbige gar nicht mehr existieren. Auch im privaten hat sich dank dem Computer so einiges gewandelt.

Immer mehr Firmen erkennen den Trend zum mobilen Büro und bieten optional an, den gesamten Briefverkehr digital abzuwickeln. Geschieht dies durch zusenden via eMail oder besser und sicherer natürlich über den Zugang über ein Portal wo man sich die PDFs runterladen kann. Das positive daran ist natürlich dass ihr darüber noch ein zusätzliches Backup in der Cloud habt.
Doch es gibt noch genügend Firmen, die via der guten alten Schnecken-Post ihre Briefe versenden und diese landen bei den meisten zu Hause in mehr oder weniger geordneten Ablagen.

Genauso bei uns. Seit vielen Jahren Scanne ich die eintreffenden Briefe mehr oder weniger Regelmässig. Dazu bald mehr in einem Blog Artikel auf dem www.pokipsie.ch Blog.

Verarbeitung

Kommen wir jetzt aber zurück auf den Hauptdarsteller dieses Testberichtes. Der iX500 von Fujitsu wird ausgeliefert in einer  stabilen grauen Kunstoff-Box. Die Box selber ist ausgekleidet mit einem passgenauen Kunststoff. Somit gewährleistet Fujitsu einen sauberen und stabilen Transport für den kleinen Dokumentenscanner.

Der Fujitsu ScanSnap iX500 ist mit seinen 292 x 159 x 168 mm sehr kompakt und nimmt somit im nicht gebrauch auch nur sehr wenig Platz weg. Vor allem wenn ich es mit meinem vorherigen Scanner vergleiche dem HP Officejet Pro 8600 Pro. Gut, der konnte noch etwas mehr als nur scannen deshalb auch der Grössenunterschied. Da der Drucker etwas weiter hinten im Büro gelandet ist, habe ich auf dem Schreibtisch genügend Platz für den kleinen ScanSnap.

Der iX500 ist komplett aus Kunstoff gebaut. Der Dokumenten Scanner ist aussen komplett in mattem schwarz gehalten. Zur Nutzung klappt man den oberen Deckel auf, welcher dann auch gleich zum Einschub wird. Anschliessend wir noch ein zweiter Teil nach unten geklappt, welcher gleichzeitig als «Ausgabe-Fach» für die eingefügten Blätter dient.

Der Innenbereich des Scanners ist in einem Piano-Black gehalten. Auf dessen Oberfläche findet ihr auch den einzigen Bedienungsknopf. Gut, ganz stimmt es nicht, auf der Rückseite habt ihr noch einen WPS-Button sowie ein Regler um das WLAN an- oder aus-zuschalten. Der WLAN-Zugang kann somit bei nicht gebrauch einfach deaktiviert werden.

Der grosse, längliche Scan-Knopf ist mit einer blauen LED hinterlegt. Links vom Scanner-Knopf umrahmt das gleiche Blaue LED-Licht noch den Schriftzug ScanSnap iX500. In diesem Rahmen, gleich neben dem Knopf ist noch ein kleine blaue LED, die die WLAN Aktivität anzeigt.

Hardware

Mit 25 Blätter vermag es der kleine Dokumentenscanner pro Minute Aufzunehmen und das in Duplex. Wichtig für das Papierlose Büro ist natürlich nicht nur das schnelle Scanner sondern auch das gleichzeitige OCR (Optical Character Recognition) was soviel bedeutet wie die Texterkennung.
Dazu braucht der Scanner natürlich auch einiges an Hardware-Leistung. In seinem inneren werkelt deshalb ein Dual-Core-Prozessor. Der dazu verwendete GI-Prozessor arbeitet somit auch ohne Anschluss am Computer selbstständig (scannen über WLAN z.B. direkt an ein Smartphone oder Tablet).

Scann-Vorgang, OCR und die Cloud

Das wichtigste beim digitalen Büro ist natürlich die OCR-Funktion. Es bringt nichts, wenn ihr alle Briefe digitalisiert habt, diese aber nachher nicht digital durchsuchen könnt.
Wenn ihr z.B. die Police der Hausratsversicherung aus dem letzten Jahr sucht, gebt ihr einfach «Hausratsversicherung» ein und schon zeigt euch die Suche alle Dokumente welche den dazu passenden Text Brief haben.

Bei normalen Scannen auf üblicher Hardware gibt immer wieder Probleme, welche der Fujitsu ScanSnap iX500 selbständig erkennt und behebt. Dazu gehören z.B.:

  • Leerseitenerkennung
  • Automatische Schräglagenkorrektur, automatische Seitendrehung, automatische Papiergrößenerkennung
  • Automatische Einstellung der Auflösung basierend auf Dokumentenabmessungen
  • Automatische Einstellung der Auflösung basierend auf Dokumentenabmessungen
  • Reduziertes Durchscheinen

Das Scannen selber ist erdenklich einfach. Dafür müsst ihr zuerst noch die auf der beigelegten DVD befindliche Software und Treiber installieren.

Vor dem Einlegen der zu scannenden Blätter stellt ihr beim Einzug erstmal die Papiergrösse ein. Hier habt ihr die Wahl von LTR, A4, B5 und A5. Mit kleinen Symbolen zeigt euch hier Fujitsu nochmals, dass ihr keine mit Papierklammern und Büroklammern versehene Blätter in den Scanner legen solltet.
Nun einfach den blauen Knopf drücken und schon rattern die einzelnen Blätter durch den Scanner. Schon bei den ersten Versuchen war ich extrem überrascht, wie rasch dass die Blätter durchgezogen werden. Nach dem Scanvorgang geht auf eurem Computer ein Fenster auf, in dem ihr die Art und Weise des Scan-Vorgangs auswählen müsst. Hier könnt ihr auswählen zwischen:

  • Scanen in einen Ordner
  • Scannen per Mail
  • Scannen zu Drucker
  • Konvertieren in durchsuchbares PDFs
  • Scannen zum Smartphone
  • Scannen in die Dropbox/Evernote/SugarSync etc.
  • Scannen in die Google Docs Apps
  • Scannen in die Salesforce App
  • Scannen direkt zu iPhoto

Mein Favorit, da ich der Meinung bin, dass persönliche Briefe, Rechnungen etc. nicht auf Server der amerikanischen Regierung Cloud-Anbieter gehören ist natürlich das lokale speichern.

Software

In der Beschriebenen Software könnt ihr alle nötigen Einstellungen vornehmen. Der ScanSnap wird mit einer Mac und PC Software ausgeliefert, beide findet ihr auf der beigelegten DVD. Auch gibt es für Android wie auch iOS Basierte Smartphones und Tablets jeweils eine App im PlayStore wie auch im App Store.

Fujitsu ScanSnap iX500 - ScanSnap Manager

Ausführlich getestet habe ich dazu die Mac Software. Für die Windows Nutzer wird noch die Adobe Acrobat X Software mitgeliefert, beim Mac braucht es diese nicht da OS X ja von Haus aus mit PDF-Dokumenten umgehen kann.

Der ScanSnap Manager bietet euch eine grosse Anzahl an Einstellungsmöglichkeiten. Zum einen könnt ihr Detaileinstellungen vornehmen über die ihr definiert wie das das Endergebnis vorliegen soll. Natürlich kann der ScanSnap auch ohne OCR-Funktion eure PDFs erstellen.

Eine praktische Möglichkeit ist natürlich auch das direkte Scannen auf ein mobiles Gerät. Bei Briefen welche zum Beispiel vom Kindergarten oder der Spielgruppe unserer kleinen kommen scanne ich diese jeweils direkt ans iPhone und teile es dann gleich über iBooks mit meiner Frau, somit haben wir alle die Informationen immer digital bereit wenn wir sie unterwegs brauchen. Sehr praktisch und den Workflow möchte ich nicht mehr vermissen.

Wenn ihr viel unterwegs seid und Netzwerkt, sammeln sich fleissig Visitenkarten an. Diese könnt ihr mit der zusätzlichen Software CardMinder gleich weiter verarbeiten. Die dabei anfallenden Daten könnt ihr direkt als .VCF, .CSV, Text oder XML Datei speichern. Diese könnt ihr direkt in euer Adressbuch importieren oder in euer CRM-System übernehmen.

Aber wie schon erwähnt, unseren Workflow beschreibe ich bald schon in einem separaten Beitrag auf dem www.pokipsie.ch Blog.

Lieferumfang

  • Fujitsu ScanSnap iX500
  • USB-Kabel
  • Netzteil
  • Netzkabel
  • Kurzanleitung
  • Set-up auf DVD-ROM, Adobe® Acrobat® X Standard

Technische Details

  • Grösse: 292 x 159 x 168 mm
  • Gewicht: 3 kg
  • USB-Port: USB 3.0
  • Optische Auflösung: 600 dpi x 1200 dpi
  • Papiergewicht: 40 bis 209 g/m²
  • ADF-Kapazität: Maximal 50 Blatt (A4 mit 80 g/m²)
  • Scannertyp: ADF (automatischer Dokumenteneinzug). Duplex-Farbscanner
  • Bildsensor: Farb-CCD x 2
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Vorteile

  • Kompakte Bauweise
  • Scannen direkt an mobile Devices
  • Schnelles Verarbeiten der Blätter
  • OCR-Funktion

Nachteile

Fazit

In meinen Augen ist der ScanSnap iX500 der perfekte Begleiter für den Weg zum digitalen Büro. Vor allem im Büro Einsatz einer Ein-Mann oder Klein-Firma wo eine Menge an Papier zusammen kommt ist er ein unerlässliches Werkzeug.
Aber auch im Privaten gebrauch wenn man endlich mal das eigene Archiv digitalisieren möchte ist der iX500 der perfekte Helfer.

Sicherlich ist er für einen Einzelhaushalt doch eher etwas überdimensioniert, dies hängt natürlich immer von den eigenen Präferenzen ab. Für einen solchen Haushalt bieten sich somit z.B. die kleineren Modelle von Fujitsu perfekt an.

In den letzten Monaten haben wir sämtliche noch im Archiv befindliche Dokumente eingescannt und für das digitale Ablagefach bereit gemacht. Nun gilt es das ganze richtig abzulegen hierzu empfehle ich euch den folgenden Beitrag auf dem www.pokipsie.ch Blog sowie natürlich die dazu passenden Folgen im #GeekTalk Podcast.

 

Wer einmal mit einem ScanSnap iX500 gearbeitet hat, möchte nichts anderes mehr – Ausser vielleicht irgendwann mal ein nachfolge Modell.

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